Another coffee meeting? Ze kunnen heel leuk en inspirerend zijn, maar laten we eerlijk zijn: vaak genoeg zijn koffie afspraken een tijdrovende klus waar je, puntje bij paaltje, niet veel uithaalt. Zonde! Wil jij meer uit die potentieel waardevolle koffie meeting halen? Hieronder vind je zes tips.
Vind hier dé tips om alles uit je meetings te halen >
1. Begin positief
De manier waarop een meeting begint zal de toon zetten voor de rest van de vergadering. Begin je de meeting negatief, met veel gezeur en klachten dan zal dit ook door blijven sudderen. Tip: vraag aan iedereen die aanwezig om in minder dan 30 seconden iets positiefs te vertellen. Noem iets op waar je heel erg naar uit kijkt de aankomende periode, of iets grappigs wat je hebt gehoord.
Op deze wijze creëer je een losse sfeer gedurende de rest van de meeting, een sfeer waarin iedereen zich op zijn gemak zal voelen. En laten we eerlijk zijn: het is toch ook veel leuker om met de positieve dingen te beginnen dan met moeilijke, ingewikkelde zaken.
2. Onderbreek de meeting af en toe
We adviseren je om de meeting af en toe stil te leggen om de meeting zo effectief mogelijk te houden. Dit is goed voor de flow van de meeting, en misschien nog wel belangrijker: dit houdt het ook gewoon leuk en relaxed. Als basisregel: als een meeting een uur duurt, moet je minimaal vijf minuten pauze inlassen. Even een kop koffie of thee halen, even staan of misschien wel een frisse neus.
The real deal? Probeer om het half uur de meeting twee minuten stil te leggen. Strek even de benen of doe een klein spelletje. Alles om even de mindset even te resetten en wat zuurstof in de kamer te krijgen. En je houdt de sfeer goed, wat weer fijn is voor de samenwerking.
3. Weg met die vergadertafel
Door de tafel weg te halen kan iedereen vrij bewegen, in plaats van op die ene positie ‘vast’ te zitten: je stoel. Je krijgt mensen zo ook letterlijk en figuurlijk dichter bij elkaar tijdens meetings. Een vergadering van 20 personen werkt gewoon minder goed als die persoon diagonaal aan de andere kant van de tafel zit ten opzichte van als hij naast je zou staan.
Maak een cirkel van stoelen, zonder tafel. En als je iets moet presenteren kun je natuurijk wel gebruik maken van een scherm of beamer, maar houdt het ook daarmee interactief of door je powerpoint om te zetten naar een video bijvoorbeeld. Je kunt ook wat posters ophangen waar je collega’s op kunnen schrijven of ideeën kunnen uitdragen zodat ze lekker kunnen meedenken.
4. Opstaan
Hoe meer je stil zit, hoe stijver en vermoeider je lichaam raakt. Daarnaast kost het je natuurlijk heel weinig moeite om even op te staan, tien seconden op- en neer te lopen, en even je armen te strekken. Je kan dit aan het begin van de meeting doen, tijdens een korte pauze of wanneer je het gevoel hebt dat de mensen hun focus aan het verliezen zijn. Probeer dit een keer, en je zult zien dat je collega’s dit zullen waarderen dat je dit moment creëert. Je bent gelijk frisser in je hoofd en zal daardoor met creatieve ideeën komen.
5. Las een bewuste stilte in
De bedoeling van een meeting is juist dat we het eens worden over plannen, ideeën of oplossingen die gepresenteerd worden. Waarom dan niet een twee minuten stilte sessie inlassen om na te denken over het plan wat net gepresenteerd is. Dat is toch niet zo gek als je bedenkt dat er weinig mensen zijn die kunnen praten en nadenken tegelijkertijd? De eerste paar keren zal het een beetje gek zijn maar na een aantal keer zal je zien dat het bijdraagt aan een betere meeting.
6. Het resultaat komt niet vanzelf
Slechte meetings kunnen echt killing zijn voor de motivatie van mensen. Je wordt er moe van en je kunt er zelfs stress door ervaren. Slechte meetings leiden ook weer tot slechte beslissingen, onderlinge conflicten en een verminderde motivatie. Wat weer zal leiden tot vermoeidheid en je simpelweg ongelukkig voelen op je werk. Slechte vergaderingen leiden ook tot slechte beslissingen, verminderde motivatie en conflicten.
Een goede meeting valt en staat bij de deelname van alle mensen in de meeting. Van elkaar krijg je tenslotte ook energie. Dat iedereen zijn tijd zo efficiënt mogelijk wil invullen mag natuurlijk duidelijk zijn. Maar door het toevoegen van bovenstaande tools maak je een meeting niet alleen maar efficiënt, maar ook een stuk leuker.
Welke van deze manieren gaat jou helpen om alles uit je meetings te halen?
