Het is een van de nachtmerries van iedere ondernemer: een onbetaalde factuur. Wat kun je als zzp’er of freelancer doen als een klant niet betaald? Wij spraken met Ellen, die dit meemaakte en nu haar ervaring deelt. Haar belangrijkste tip: blijf communiceren met de klant.
Ellen heeft een part-time baan en werkt daarnaast op zzp-basis als grafisch designer bij haar eigen Studio Ell. Al zo’n drie jaar kun je bij haar aankloppen voor ontwerpen voor je drukwerk, publicaties, websites, design, logo’s en merkidentiteit. Toch had ze een niet-betalende klant nog nooit meegemaakt.
Hoe kwam je in deze situatie terecht?
‘Deze klant kwam via via bij mij terecht. De samenwerking verliep goed, ik leverde mijn werk en stuurde nadien een factuur. Die factuur, van ongeveer 700 euro, werd maar niet betaald. Op Google zocht ik naar de vervolgstappen. Ik stuurde de factuur nog een keer. En nog een keer. Daarna stuurde ik een herinnering, gevolgd door een aanmaning. In totaal stuurde ik vijf brieven, steeds met een tussenpoos van 3 à 4 weken. Er ging dus al snel een aantal maanden voorbij en al die tijd bleef het energie en aandacht vragen.’
‘Die vijf brieven zijn stappen die je zelf kunt ondernemen, maar daarna wist ik niet goed meer wat ik kon doen. De factuur was nog steeds niet betaald… Ik besloot om hulp te vragen bij Ambitieuze Meisjes, een Facebook-groep waar jong vrouwelijk talent elkaar op een laagdrempelige manier kan ontmoeten. Blijkbaar was mijn probleem herkenbaar, want de reacties – die nogal uiteen liepen – stroomden binnen.’
Wat waren de meest voorkomende tips?
‘Hoewel de tips nogal uiteen liepen, sprongen er twee tips het meeste uit. Nummer één: zo goed mogelijk contact houden met je klant en blijven volhouden. Blijven communiceren dus. De tweede tip ging iets verder: niet gelijk naar een incassobureau stappen, maar eerst een brief via een advocaat sturen.’
‘Een brief namens een advocaat schijnt wonderen te verrichten, haha.’ Maar: dan moet je wel een advocaat hebben (en kunnen betalen). Daarover zegt Ellen: ‘Dat vond ik een moeilijke afweging. Ik wil namelijk ook dichtbij mijzelf blijven en dan klinken maatregelen als een advocaat vrij drastisch. Je maakt continu de afweging hoeveel druk je wil zetten.’
Vond je die afweging lastig?
‘Ja, eigenlijk wel. Ik vind het zelf ook fijn om in goed contact met mijn klanten te zijn, ondanks dat een factuur blijft openstaan. In het begin was het contact vanuit mijn kant gewoon vriendelijk, maar na verloop van tijd werd mijn toon steeds strakker, korter en zakelijker. Ik was er na een tijdje natuurlijk goed klaar mee… Het duurde acht maanden voordat ik mijn geld kreeg! Ik weet ook niet of ik dat in de toekomst anders zou doen. Ik zou altijd bij de eerste paar brieven nog steeds een normale toon aanhouden. En misschien zou ik bij een groter bedrag inderdaad een advocaat overwegen.’
Uiteindelijk kreeg je na acht maanden alsnog de betaling binnen. Heeft de situatie tot nieuwe inzichten geleid?
‘Ja zeker. Omdat de meeste opdrachten via via binnenkomen, had ik geen algemene voorwaarden op papier staan. Ik stuurde wel altijd een uitgebreide offerte, maar zodra daar akkoord op was gegeven, stuurde ik geen opdrachtbevestiging of voorwaarden. Nu weet ik dat het best handig is voor jezelf om die te maken en dat het veel risico’s indekt. Ook zal ik nu een overeenkomst van opdracht laten ondertekenen, en overweeg ik om te werken met een aanbetaling.’
‘En ik heb veel gehad aan een klankbord als dat van de Facebook-groep. Daar kreeg ik zoveel reacties over verschillende situaties dat ik zelf kon filteren wat voor mij de beste mogelijkheden waren. Zo kon ik kijken wat er voor mij het beste werkte.’
Wat adviseert de professional?
Zoals uit het verhaal van Ellen blijkt, is ze bij lange na niet de enige ondernemer die worstelt met een niet-betalende klant. We belden daarom met Centraal Beheer, om te vragen wat zij aanraden. ‘Zoals het geval van Ellen zijn er velen en dat is begrijpelijk: je gaat uit van het goede van de mens en bovendien kosten al die juridische zaken tijd – tijd die je vaak tekort komt.’
‘Ook wij adviseren om te beginnen met het opstellen van algemene voorwaarden. Als ondernemer zijn je algemene voorwaarden (AV) en leveringsvoorwaarden erg belangrijk. In de AV staan de algemene rechten en plichten van je klanten. Vaak hebben algemene voorwaarden mede als doel de risico’s van een bedrijf te beperken. Bijvoorbeeld door middel van afspraken over betalingstermijnen, de annuleringstermijn en betalingsvoorwaarden. Om die reden staan in de AV meestal aansprakelijkheidsbeperkingen. Kopieer dit niet van een andere ondernemer. Maak het op maat, zodat je weet waar je voor staat. Je kunt dit makkelijk laten checken of laten beoordelen door een jurist. Bij Centraal Beheer kan dit bijvoorbeeld tegen een vast tarief, zodat je weet waar je aan toe bent. Trap niet in de valkuil om te beginnen met je bedrijf zonder de voorwaarden op te stellen, want één ding staat vast: het voorkomt problemen in de toekomst.’
Wat zijn jullie tips voor openstaande facturen?
‘Als een factuur niet wordt voldaan, is het belangrijk dat je je afvraagt hoe ver je wilt gaan. Wij adviseren om altijd het gesprek aan te gaan met de klant. Stuur een een betalingsherinnering en als die niet wordt betaald, neem dan alsnog contact op met de klant. Er kan namelijk een reden zijn waarom er niet betaald wordt. Misschien is de opdrachtgever ontevreden, of zijn er andere omstandigheden die een rol spelen. Door in contact te treden weet je wat er speelt en kun je betalingsafspraken maken. En krijg je bovendien vaak eerder je geld.’
‘Heb je naast de factuur ook een betalingsherinnering gestuurd, maar blijft de betaling uit zonder opgaaf van reden? Dan is het tijd voor de volgende stap: laat gespecialiseerde juristen je helpen met het innen van de factuur. Dat kost jou niets, want bij een succesvolle inning worden de kosten in rekening gebracht bij je klant, de debiteur. Dat gaat via een incassodienst. Zo’n incassodienst hoeft niet veel geld te kosten, via een zakelijke rechtsbijstandverzekering ben je doorlopend verzekerd. Lukt het niet om de factuur zo te innen? Dan kun je eventueel een juridische procedure starten.’
‘Wat wel goed is om te weten is dat een rechtsbijstandverzekering een lage maandpost is die zich snel terugbetaalt bij een geschil. Let er wel op dat je een rechtsbijstandverzekering op tijd afsluit: de meeste verzekeringen werken met een wachtperiode van drie maanden. Dat noemen we ook wel de ‘brandend huis module’, je gaat een huis dat in brand staat ook niet verzekeren. Wij staan je telefonisch te woord en mocht je een procedure starten, dan krijg je een vast contactpersoon aangewezen. Heb je dus geen zakelijke rechtsbijstandsverzekering, dan kan Centraal Beheer je helpen met de eerdere genoemde jurist voor incasso.’
Meer tips voor onbetaalde facturen kun je hier checken.
